Siamo ossessionati dall’idea di dover ottimizzare il tempo.
E contemporaneamente sappiamo di perderne molto, soprattutto quando i tempi sono dettati da altri e il controllo sembra sfuggirci.

Il calendario

Se pensiamo al tempo e al suo controllo non possiamo fare a meno di considerare il calendario.
Esistono innumerevoli teorie, libri, articoli, video per migliorare la gestione del calendario, ma oggi ho deciso di soffermarmi su un quesito specifico.
Abbiamo tutti bisogno di un certo tipo di calendario per riuscire nei nostri obiettivi?

Per una ricerca specifica, recentemente mi sono imbattuta in un concetto tratto da un “essay” del 2009 dell’imprenditore Paul Graham sulla distinzione tra calendario dei Maker (coloro che creano, realizzano) e Manager (coloro che gestiscono).
La distinzione tra questi tipi di calendari può aiutarci a capire come strutturare al meglio il nostro tempo.

Il calendario dei Manager

Il calendario di un manager di solito è costituito per blocchi di ore da una serie di meeting, chiamate, email.
La maggior parte del tempo viene impiegato per gestire e fare lavoro reattivo, per esempio rispondendo a delle richieste specifiche.
Il lavoro dei manager è particolarmente incentrato sulla capacità di prendere le giuste decisioni in tempi rapidi.
Quando si ha la necessità di concentrarsi per una task specifica e che richieda una certa dose di concentrazione, sarà allora fondamentale bloccare il tempo per evitare distrazioni.
Questo è il tipo di lavoro che Cal Newport chiama “deep work” (lavoro concentrato).
Tuttavia i manager non hanno necessariamente bisogno di questo “deep work” nella loro quotidianità.

Il calendario dei Maker

Il calendario di un maker (o artefice) è o dovrebbe essere abbastanza diverso.
Un maker tipicamente è una persona che crea qualcosa: un programmatore, un grafico, un cuoco, una persona che scrive, produce video…
I maker tendono a lavorare da soli, sotto un supervisor o anche in team, ma una buona parte del loro tempo di lavoro è in solitudine e richiede una certa dose di concentrazione.
Il calendario di un maker dovrebbe prevedere dei blocchi di tempo abbastanza lunghi affinché certe task vengano portate effettivamente a termine.
Le interruzioni con meeting frequenti o email, per esempio, possono non facilitare il lavoro dei maker. Per questo i meeting dovrebbero essere limitati in specifici momenti e giorni della settimana in cui si hanno meno energie per fare il “deep work”.

Un mix tra Maker e Manager

In molti casi, però, una persona ha bisogno di combinare spesso i due stili. Per farlo in modo ottimale è necessario creare dei paletti sul calendario, ma anche un ambiente specifico.
Immaginiamo che tu sia una designer (maker) che lavora in un team e si interfaccia con persone di altri team (manager).
Il calendario con i blocchi di un’ora e vari meeting nella giornata potrebbero ostacolare la produzione del lavoro finale da designer.
Le distrazioni tipiche di un ufficio potrebbero non favorire la concentrazione.
Allo stesso tempo la solitudine perenne potrebbe non essere ottimale per portare avanti la gestione di progetti con altri colleghi e team.
L’ideale potrebbe essere alternare diversi ambienti (ufficio con altri) e home-office (o altro) in base ai giorni della settimana e al tipo di attività che si andrà a fare.

Per trovare un buon equilibrio ti rimando alla lettura del libro Deep work di recente tradotto anche in italiano.

Il flow

Una delle problematiche maggiori che possiamo collegare alle interruzioni continue e alla mancanza di un lavoro concentrato ha a che fare con la perdita del “flow”.
Semplificando al massimo il concetto di flow, secondo lo psicologo Mihaly Csikszentmihalyi, possiamo definirlo come quello stato mentale in cui si è totalmente assorbiti da una certa task da concentrarsi in pieno provando gioia, senza farsi distrarre da altro.
Raggiungere uno stato di flow nel lavoro (e non solo) ci rende decisamente più felici e produttivi.

Il lavoro nell’era digitale, purtroppo, a volte ci allontana un po’ dallo stato di flow, per esempio attraverso le chat, le notifiche, le interruzioni.
Attraverso gli strumenti del coaching, cerco sempre di aiutare le persone a identificare i loro momenti di flow in modo che possano trovare la motivazione a ripetere certe azioni più spesso mettendo da parte altre distrazioni.
Che tu sia un maker o un manager, trovare un equilibrio e strutturare un calendario adeguato aumenterà la tua soddisfazione lavorativa.

E tu conosci le attività in cui raggiungi lo stato di flow? Il tuo calendario è più da maker o da manager?

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Fonti e approfondimenti:

Maker vs Manager
Deep Work, Cal Newport, 2016
Sul flow

Foto: Nick Morrison su Unsplash

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